प्रत्येक परिसंपत्ति के लिए एक क्यूआर लेबल - एक स्कैन के साथ इन्वेंट्री

प्रत्येक विभाग की एक अलग स्प्रेडशीट होती है, और कोई भी वर्तमान नहीं होती है

संपत्तियां किसी के द्वारा फ़ाइल को अपडेट किए बिना कमरे बदल देती हैं या उपयोगकर्ताओं को बदल देती हैं, इसलिए अगले इन्वेंट्री राउंड के दौरान सैकड़ों अंतर दिखाई देते हैं। प्रत्येक परिसंपत्ति के लिए एक कार्य रिकॉर्ड। स्थान, उपयोगकर्ता और स्थिति में परिवर्तन लेबल से दर्ज किए जाते हैं इसलिए अधिकृत कर्मचारी उसी जानकारी के साथ काम करते हैं।

साल के अंत की सूची में कई सप्ताह लग जाते हैं

टीमें एक कमरे से दूसरे कमरे में मुद्रित शीट ले जाती हैं, आंखों से संपत्ति कोड की तुलना करती हैं, नोट्स लिखती हैं और बाद में उन्हें फिर से दर्ज करती हैं - हर कदम पर त्रुटियां पैदा करती हैं। एक स्कैन एक परिसंपत्ति जांच को पूरा करता है। कर्मचारी फोन द्वारा लेबल स्कैन करते हैं जबकि सिस्टम प्रत्येक संपत्ति से मेल खाता है और इन्वेंट्री प्रगति को अपडेट करता है।

किसी भी डिवाइस का इतिहास किसी को याद नहीं रहता

इसकी कितनी बार मरम्मत की गई, इसका उपयोग किसने किया और क्या यह अभी भी वारंटी के अंतर्गत है? उत्तर ईमेल और लोगों की यादों में बिखरे हुए हैं। परिसंपत्ति जीवनचक्र एक स्कैन से उपलब्ध है। असाइनमेंट, मरम्मत और वारंटी की जानकारी किसी एक व्यक्ति की स्मृति पर निर्भर रहने के बजाय लेबल से खोले गए रिकॉर्ड में रहती है।

प्रत्येक परिसंपत्ति को एक अद्वितीय रिकॉर्ड और टैग प्राप्त होता है

रिकॉर्ड में एक कोड, नाम, चित्र, विवरण, श्रेणी, स्थान, निर्दिष्ट उपयोगकर्ता, स्थिति, मूल्य, खरीद की तारीख और वैकल्पिक वारंटी या मूल्यह्रास विवरण शामिल हो सकते हैं।

दृश्यता नियंत्रित करती है कि स्कैनिंग के बाद क्या होता है

किसी संपत्ति को प्रशासकों, निर्दिष्ट उपयोगकर्ता या कार्यक्षेत्र सदस्यों तक सीमित किया जा सकता है, या सार्वजनिक दृश्य के रूप में प्रदर्शित किया जा सकता है। एक क्यूआर लेबल स्वचालित रूप से सभी आंतरिक जानकारी को सार्वजनिक नहीं करता है।

स्थान और श्रेणियाँ सूची को संरचित रखती हैं

संपत्तियों को श्रेणी और स्थान पदानुक्रम जैसे कार्यालय और फर्श या फैक्ट्री और उत्पादन क्षेत्र के आधार पर व्यवस्थित करें, फिर दैनिक कार्य में उपयोग की जाने वाली संरचना के आधार पर सूची को फ़िल्टर करें।

एक इन्वेंट्री शीट जाँच के दायरे को फ़्रीज़ कर देती है

इन्वेंट्री राउंड बनाते समय एक स्थान या संपूर्ण कार्यक्षेत्र चुनें। Ninecheck अपेक्षित परिसंपत्ति सूची को रिकॉर्ड करता है ताकि बाद की गतिविधियाँ उस दौर के मूल दायरे को चुपचाप न बदल दें।

स्कैन पहचान की पुष्टि करता है, जबकि कर्मचारी वास्तविकता की पुष्टि करते हैं

स्कैनिंग से मेल खाने वाली संपत्ति मिल जाती है। चेकर अभी भी रिकॉर्ड करता है कि यह उपलब्ध है, क्षतिग्रस्त है या खो गया है और इन्वेंट्री शीट पूरी होने और लॉक होने से पहले एक नोट जोड़ सकता है।

उदाहरण: किसी कंपनी के लैपटॉप की जाँच करना

एलएपी-एचएन-023 · डेल लैटीट्यूड 7440 · लेखा · हनोई कार्यालय / तल 5 — अनोखा Ninecheck एसेट टैग: LAP-HN-023 — स्कैन से मेल खाता परिसंपत्ति रिकॉर्ड खुल जाता है। एक अधिकृत चेकर इसकी वास्तविक स्थिति की पुष्टि करता है और इसे वर्तमान इन्वेंट्री परिणाम में जोड़ता है।

परिसंपत्ति कोड प्रारूप को मानकीकृत करें

ऐसे पैटर्न का उपयोग करें जो स्थिर रहे, जैसे LAP-HN-023 या TOOL-FACTORY-A-018। किसी भिन्न आइटम के लिए सेवानिवृत्त कोड का पुन: उपयोग न करें।

आयात करने से पहले एक्सेल फ़ाइल को साफ़ करें

डुप्लिकेट पंक्तियाँ हटाएँ, नाम सामान्य करें और संपत्ति कोड, स्थान और निर्दिष्ट उपयोगकर्ताओं की पुष्टि करें। एक अव्यवस्थित फ़ाइल को आयात करने से वही भ्रम एक नए सिस्टम में चला जाता है।

पहले श्रेणियां और स्थान परिभाषित करें

उस संरचना पर सहमत हों जिसे लोग दैनिक कार्य में समझते हों। कई लगभग समान श्रेणियों या स्थान नामों से बचें जो फ़िल्टरिंग और इन्वेंट्री को कठिन बनाते हैं।

भूमिकाएँ और देखने की अनुमतियाँ निर्दिष्ट करें

तय करें कि संपत्तियों का प्रबंधन कौन कर सकता है, इन्वेंट्री चला सकता है और व्यक्तिगत रिकॉर्ड कौन देख सकता है। केवल उन फ़ील्ड के लिए सार्वजनिक दृश्यता का उपयोग करें जो लेबल वाले किसी भी व्यक्ति को दिखाने के लिए सुरक्षित हैं।

ऐसा लेबल चुनें जो पर्यावरण के अनुकूल हो

कार्यालय उपकरण, बाहरी उपकरण और फ़ैक्टरी मशीनों को अलग-अलग चिपकने वाले, सतह की सुरक्षा और लेबल आकार की आवश्यकता होती है। क्यूआर को वक्र, गर्मी, घर्षण और हटाने योग्य कवर से दूर रखें।

सभी के लिए एक इन्वेंट्री नियम लिखें

परिभाषित करें कि कर्मचारी उपलब्ध, क्षतिग्रस्त या खोई हुई वस्तुओं को कैसे चिह्नित करते हैं, नोट्स में कौन से साक्ष्य शामिल करने हैं और स्थान या उपयोगकर्ता के मतभेदों का समाधान कौन करता है।

पूर्ण रोलआउट से पहले एक क्षेत्र के साथ पायलट

एक छोटा समूह आयात करें, वास्तविक लेबल प्रिंट करें और स्कैन करें, एक इन्वेंट्री शीट पूरी करें और निर्यात की समीक्षा करें। संपूर्ण संगठन को लेबल करने से पहले प्रक्रिया को ठीक करें.

संपूर्ण संपत्ति रिकॉर्ड

किसी संपत्ति का नाम, कोड, चित्र, विभाग, निर्दिष्ट उपयोगकर्ता, मूल्य और वारंटी विवरण एक रिकॉर्ड में रखें।

थोक क्यूआर लेबल मुद्रण

एक साथ कई परिसंपत्तियों के लिए अद्वितीय क्यूआर लेबल बनाएं और उन्हें डिकल प्रिंटिंग के लिए तैयार प्रारूप में निर्यात करें।

फ़ोन द्वारा सूची

एक इन्वेंट्री राउंड खोलें, प्रत्येक लेबल को स्कैन करें और रिकॉर्ड करें कि क्या संपत्ति मौजूद है, गायब है, क्षतिग्रस्त है या गलत स्थान पर है।

असाइनमेंट और वापसी

यह रिकॉर्ड करें कि संपत्ति किसे प्राप्त होती है और कब लौटाई जाती है, जिससे कर्मचारियों के बदलने पर जिम्मेदारी को सत्यापित करना आसान हो जाता है।

क्षति और रखरखाव रिकॉर्ड

सही रिकॉर्ड खोलने के लिए लेबल को स्कैन करें और डिवाइस पर किसी समस्या की रिपोर्ट करें, जिसमें संपत्ति के साथ मरम्मत की जानकारी भी रखी जाए।

स्वचालित अनुस्मारक

वारंटी की समय सीमा, नियोजित रखरखाव और मूल्यह्रास तिथियों पर नज़र रखें ताकि जिम्मेदार टीम समय पर कार्य कर सके।

भूमिका-आधारित अनुमतियाँ

वित्त, आईटी, प्रशासन और कर्मचारियों को उनके काम के अनुरूप देखने और संपादन की सुविधा दें।

रिपोर्ट और एक्सेल निर्यात

विभाग, स्थिति या मूल्य के आधार पर इन्वेंट्री परिणामों को सारांशित करें और समीक्षा या लेखांकन के लिए एक्सेल फ़ाइलों को निर्यात करें।

परिसंपत्ति सूची आयात करें

मौजूदा एक्सेल फ़ाइल आयात करें या संपत्तियों को उनके नाम, कोड, श्रेणी, विभाग, निर्दिष्ट उपयोगकर्ता और वारंटी के साथ व्यक्तिगत रूप से जोड़ें।

क्यूआर लेबल प्रिंट करें और संलग्न करें

Ninecheck प्रत्येक संपत्ति के लिए एक अद्वितीय क्यूआर लेबल बनाता है ताकि आप थोक में प्रिंट कर सकें और इसे उपकरण, फर्नीचर या टूल्स से जोड़ सकें।

देखने और अपडेट करने के लिए स्कैन करें

अधिकृत कर्मचारी रिकॉर्ड देखने, उसके स्थान और उपयोगकर्ता की पुष्टि करने और परिसंपत्ति में परिवर्तन रिकॉर्ड करने के लिए एक लेबल को स्कैन करते हैं।

इन्वेंट्री राउंड चलाएँ

चयनित क्षेत्र के लिए एक राउंड शुरू करें, जब सिस्टम प्रत्येक परिसंपत्ति से मेल खाता हो तब स्कैन करें, फिर अंतरों की समीक्षा करें और परिणाम निर्यात करें।

कॉर्पोरेट कार्यालय

लैपटॉप, मॉनिटर, फ़र्निचर और मीटिंग-रूम उपकरण प्रबंधित करें, जिसमें यह भी शामिल है कि प्रत्येक आइटम कहां है और वर्तमान में इसे कौन रखता है।

आईटी विभाग

एक सतत इतिहास में उपकरण के सेवन से लेकर असाइनमेंट, वापसी, मरम्मत, वारंटी और सेवानिवृत्ति तक का पालन करें।

कारखाने और गोदाम

मशीनों और उपकरणों को क्षेत्र के अनुसार व्यवस्थित करें, साइट पर स्थिति की जांच करें और अगली रखरखाव तिथि आसानी से ढूंढें।

स्कूल

प्रयोगशाला उपकरण, प्रोजेक्टर और कक्षा फर्नीचर को कमरे के अनुसार ट्रैक करें और रिकॉर्ड करें कि प्रत्येक आइटम के लिए कौन सा विभाग जिम्मेदार है।

अस्पताल और क्लीनिक

अधिकृत कर्मचारियों के लिए उपकरण रिकॉर्ड, वर्तमान स्थान, वारंटी तिथियां और निरीक्षण कार्यक्रम उपलब्ध रखें।

खुदरा और एफ एंड बी श्रृंखलाएं

प्रत्येक स्थान पर एक अलग इन्वेंट्री राउंड चलाते हुए एक सिस्टम में कई शाखाओं में परिसंपत्तियों का प्रबंधन करें।

Ninecheck सामान्य क्यूआर कोड बनाने से किस प्रकार भिन्न है?

क्या हम अपनी वर्तमान एक्सेल परिसंपत्ति सूची आयात कर सकते हैं?

क्या कर्मचारियों को एक समर्पित क्यूआर स्कैनर की आवश्यकता है?

क्या लेबल को स्कैन करने वाला कोई भी व्यक्ति संपत्ति रिकॉर्ड देख सकता है?

क्या कई लोग इन्वेंट्री राउंड चला सकते हैं?

क्या क्यूआर लेबल परिसंपत्ति का लाइव स्थान दिखाता है?

यदि QR लेबल क्षतिग्रस्त हो जाए तो क्या होगा?

क्या Ninecheck वारंटी और मूल्यह्रास को ट्रैक कर सकता है?